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如何通过自定义,实现售后服务软件自动通知提醒

2020-07-08

随着海量信息的发展,通过人为主动查找、主动检查去发现问题的处理方式越来越不适合了。越来越多的管理者,希望能让售后服务软件,主动地发现问题,主动地进行提醒和预警,管理者只需要关注和处理有问题的异常信息和异常情况即可。云售后的预警通知系统,就是为满足这一需求而开发和设计的。该系统能够支持灵活的自定义,企业可以根据自己的需要,无限设置各种预警、通知和提醒。云售后还系统了灵活的通知传递方式,支持微信、手机APP、电脑桌面、短信、邮件等全渠道的通知送达。下面介绍一下具体的操作方式:

举个例子:企业卖个客户的设备,有一种配件,名称叫滤芯,需要2年更换一次,如何实现通知提醒?

一、登录云售后

注意:需要用系统管理员的帐号,登录云售后软件电脑版,才可以进行自定义设计。管理员帐号,指的就是注册云售后软件输入的那个手机号,默认初始密码也是手机号。

第1步:输入www.yunshouhou.net  打开官网,点击“登录”,打开登录页面。

第2步:输入管理员手机号、密码登入云售后电脑版。


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二、自定义增加一个需要保养提醒的字段,例如:我们以滤芯更换日期字段为例

第1步:点击左侧主菜单“客户管理”,点击“客户产品”,点击“新增客户产品”,进入客户产品新增界面。

第2步:点击右上角“自定义”设计按钮,进入客户产品自定义设计界面。


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第3步:点击“添加字段”,进入添加自定义字段界面。

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第4步:名称录入为“滤芯更换日期”,类型选择为“日期”,点击“保存”,使添加的字段加入表单。

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第5步:点击自定义界面底部的“保存”按钮,使整个表单自定义生效。

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第6步:关闭“自定义设计”窗口,查看新增界面,可以看到已经成功自定义添加了一个“滤芯更换日期”字段。

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第7步:录入一条产品数据,滤芯更换日期,可以具体选择一个日期,然后保存。

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经过以上7步,我们就成功地在客户设备档案上增加了一个“滤芯更换日期”自定义字段,接下来详细介绍如何针对这个字段设置预警提醒。
有关自定义设计的详细介绍,请观看视频:自定义设计

三、自定义添加一条“预警通知”规则,以“滤芯更换日期”字段为例

3.1 预警基本信息

第1步:点击电脑版首页右上角“系统设置”,点击“预警设置”,进入预警设置界面。

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第2步:点击“新增预警设置”,进入预警设置新增界面。


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第3步:预警类型选择“到期预警”。

            预警类型分为:到期预警和过期提醒。

            到期预警,指的是快到期了,也就是还没有到某个日期期限,提前几天进行预警。

            过期提醒,指的是已经过期了,也就是已经过了某个日期期限,过期几天后进行提醒。


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第4步:输入标题。

            预警标题可以按照自己的习惯设定,比如:“滤芯到期提前5天预警”,只要自己能看明白就行了。


第5步:选择表单名

            点击放大镜,弹出窗口选择“客户产品”。

            这一步主要是要选择要预警的表单。

            云售后软件支持灵活的日期型字段预警,只要某个表单上有日期型字段,都可以自定义绑定预警规则。


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第6步:选择字段名

            点击放大镜,弹出窗口选择“滤芯更换日期”。

            这一步主要是要选择这对表单的哪个字段进行预警。可以看到表单上的所有日期型字段都可以进行预警,比如:质保到期日、巡检日期、保养日期等等。

            结合表单自定义功能,可以为表单添加自己想要的日期,然后绑定该日期进行预警。


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第7步:输入预警天数

            输入一个预警天数,比如5。对于到期预警,5表示在到期前的5天进行预警。对于过期提醒,5表示过期5天后进行提醒。如果输入的是0,则不进行预警。


第8步:选择预警发送时间

            选择预警信息的发出时间。系统将按照选定的时间,发出预警通知。


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至此,预警基本信息已经设置完毕。

需要注意,预警信息设置好后,是次日生效,也就是说,今天保存,明天生效!

下一步,还需要设置预警信息的通知方式,也就是说,预警信息通知谁,用什么方式通知。

3.2 通知员工

如果这个预警需要通知员工,则需要在新增预警界面的“通知员工”区域,输入如下信息:

第1步:勾选发送形式

          可选择:1)电脑首页通知  2)手机APP通知  3)微信通知。

          电脑首页通知,指的是预警信息在云售后电脑首页的“到期预警”和“过期提醒”栏目中显示。

          手机APP通知,指的是预警信息发送到员工手机的“云售后”APP上。

          微信通知,指的是预警信息发送到员工微信里。需要注意,只有对接了企业微信公众号,并且该员工关注了公众号,并且绑定了手机号,才能通过微信收到预警通知。

          云售后还支持另外两种选配的通知发送形式,即“短信通知”和“邮件通知”,这两种通知都需要提前进行短信接口或邮件接口的对接,不包含在云售后的基本功能中。


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第2步:发送相关人员

          指将预警信息发送给和那条数据相关的人员。例如:A设备的到期日是张三,A设备的负责人填写的张三,则系统将信息发送给张三。

          也就是说,可以将预警信息发送给表单上填写的相关人员,那条到期数据上填写的是谁,就发送给谁。

          点击放大镜,选择预警的表单上的相关人员的字段名称,例如负责人,录入人等等。


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第3步:发送指定人员

          指将预警信息发送给某些具体的人员,也就是说发送给固定的某几个人。

          点击放大镜,直接选择人员姓名就可以了。


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第4步:发送内容模板

          这一步非常重要,可以自定义预警通知的内容。

          注意:如果内容模板为空白,则系统不会发送预警,所以必须设置模板内容。

          在内容模板中输入:[客户名称]的产品[产品名称],滤芯更换日期还有5天到期:[滤芯更换日期],请及时更换。

          在模板中,中括号[]扩起来的字段名称,是数据替换项,系统会替换成具体的客户名称、产品名称、滤芯更换日期。其他内容保持不变。
                 例如,针对上述模板,实际的某个预警信息会变为:北京华夏公司的产品美的纯水机,滤芯更换日期还有5天到期:2020-08-05,请及时更换。

          数据替换项,可以引用表单上的任何字段。


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          如何您对表单和字段的概念不熟悉,请观看视频:自定义设计

3.3 通知客户

如果这个预警需要通知客户,则需要在新增预警界面的“通知客户”区域,输入如下信息:

第1步:勾选发送形式

          微信通知。需要注意,只有对接了企业微信公众号,并且客户关注了公众号,并且绑定了手机号,才能通过微信收到提醒通知。

          云售后还支持另外两种选配的通知发送形式,即“短信通知”和“邮件通知”,这两种通知都需要提前进行短信接口或邮件接口的对接,不包含在云售后的基本功能中。

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第2步:发送相关人员

          指将预警信息发送给和那条数据相关的客户人员,通常指的就是联系人。当然,如果一张表单上有多种客户联系人,可以进行选择。例如:采购对接人,财务负责人等。

          点击放大镜,选择联系人。


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第3步:发送内容模板

          这一步非常重要,可以自定义预警通知的内容。


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          注意:如果内容模板为空白,则系统不会发送预警,所以必须设置模板内容。

          在内容模板中输入:尊敬的[客户名称],您购买的[产品名称],滤芯更换日期还有5天到期:[滤芯更换日期],请及时联系我们更换。

          在模板中,中括号[]扩起来的字段名称,是数据替换项,系统会替换成具体的客户名称、产品名称、滤芯更换日期。其他内容保持不变。
                 例如,针对上述模板,实际的某个预警信息会变为:尊敬的北京华夏公司,您购买的美的纯水机,滤芯更换日期还有5天到期:2020-08-05,请及时联系我们更换

          数据替换项,可以引用表单上的任何字段。

          如何您对表单和字段的概念不熟悉,请观看视频:自定义设计

3.4 自动创建工单

云售后的预警通知系统,不进能够自定义规则进行预警,还能够自动创建工单。

灵活运用该功能,可以实现各种设备维保到期自动派工、应收催款、计划提醒等,应用场景非常广泛。

如果结合自定义工单类型,自定义日期字段,可以实现各种各样的自动化管理。

例如:在滤芯到期时,提前5自动生成保养工单。

第1步:选择服务类型。

            选择“保养”。


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            企业可以根据自己的管理需要,增加工单的各种服务类型,本质上,服务类型,就是任务类型,甚至开会都可以作为一种类型。

第2步:服务内容


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            服务内容也是一个模板,在创建工单时,会自动填入到工单的服务内容字段中,具体方法可参考上边通知员工和通知客户的内容模板。

四、总结

云售后软件,提供了功能强大的自定义功能,用可以自己增加表单的日期字段,可以自己绑定该日期字段,设定自定义预警规则,可以自定义预警提前期,自定义预警通知员工的规则,自定义预警通知客户的规则,还可以在预警的同时,自动生成工单,实现售后服务的自动化管理。

           

郑重声明:此文章为云售后-新一代售后服务管理系统(www.yunshouhou.net)原创,未经书面许可,请勿转载。









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