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售后配件管理软件—如何处理客户的投诉与抱怨

2018-05-20

     售后服务是一次销售工作的结尾,也是下一次销售工作的开始,它是一个长期且无限循环的过程。如果这项工作做不好,那么对于这个客户前面的全部努力就相当于白费功夫,也就意味着对于当前客户,你失去了开始下一次销售的机会。售后配件管理软件—云售后,就告诉大家一些售后服务方面的技巧

     
     一、如何处理顾客投诉与抱怨呢?售后配件管理软件—云售后认为有以下7点需要注意:

  1、耐心多一点

  在实际处理中,要耐心地倾听客户的抱怨,不要轻易打断客户的叙述,还不要批评客户的不足,而是鼓励客户倾诉下去让他们尽情演泄心中的不满,当耐心地听完了客户的倾诉与抱怨后,当他们得到了发泄的满足之后,就能够比较自然地听得进服务人员解释和道歉了。

 

  2、态度好一点

 

  客户有抱怨或投诉就是表现出客户对企业的产品及服务不满意,从心理上来说,他们会觉得企业亏待了他,因此,如果在处理过程中态度不友好,会让他们心理感受及情绪很差,会恶化与客户之间关系反之若服务人员态度诚恳,礼貌热情,会降低客户的抵融情绪。俗话说:“怒者不打笑脸人”,态度谦和友好,会促使客户平解心绪,理智地与服务人员协商解决问题。

 

  3、动作快一点

 

  处理投诉和抱怨的动作快,一来可让客户感觉到尊重,二来表示企业解决问题的诚意,三来可以及时防止客户的负面污染对企业造成更大的伤害,四来可以将损失降至最少,如停车费,停机费等等,一般接到客户投诉或抱怨的信息,即向客户电话或传真等方式了解具体内容,然后在企业内部协商好处理方案,最好当天给客户答复。

 

  4、语言得体一点

 

  客户对企业不满,在发泄不满的言语陈述中有可能会言语过激,如果服务人员与之针锋相对,势必恶化彼此关系,在解释问题过程中,措辞也十分注意,要合情合理,得体大方,不要一开口就说“你怎么用油也不会!”“你懂不懂最基本的技巧”等等伤人自尊的语言,尽量用婉转的语言与客户沟通,即使是客户存在不合理的地方,也不要过于冲动,否则,只会使客户失望并很快离去。

 

  5、补偿多一点

 

  客户抱怨或投诉,很大程度是因为他们采用该企业的产品后,他们利益受损,因此,客户抱或投诉之后,往往会希望得到补偿,这种补偿有可能是物质上如更换产品,退货,或赠送油品使用等,也可能是精神上的,如道歉等,在补偿时,企业认为有发票进行补偿才能定位客户的,应该尽量补偿多一点,有时是物质及精神补偿同时进行,多一点的补偿金,客户得到额外的收获,他们会理解企业的诚意而对企业再建信心的。

 

  6、层次高一点

 

  客户提出投诉和抱怨之后都希望自己和问题受到重视,往往处理这些问题的人员的层次会影响客户的期待解决问题的情绪。如果高层次的领导能够亲自到客户处处理或亲自给电话慰问,会化解许多客户的怨气和不满,比较易配合服务人员进行问题处理。因此处理投诉和抱怨时,如果条件许可,应尽可能提高处理问题的服务人员的级别,如本企业领导出面(或服务人员任职为某部门领导)或聘请知名人士协助等。

 

  7、办法多一点

 

  很多企业处理客户投诉和抱怨的结果,就是给他们慰问、道歉或补偿油品,赠小礼品等等,其实解决问题的办法有许多种,除上所述手段外,可邀请客户参观成功经营或无此问题出现的客户,或邀请他们参加企业内部讨论会,或者给他们奖励等等。

 

    二、处理顾客投诉与抱怨的程序有哪些?售后配件管理软件—云售后认为有以下7点:

  1、建立客户意见表(或投诉登记表)之类表格。

 

  接到客户投诉或抱怨的信息,在表格上记录下来并及时将表格传递到售后服务人员手中,负责记录的人要签名确认,如办公室文员,接待员或业务员等。

 

  2、售后服务人员接到信息后即通过电话、传真或到客户所在地进行面对面的交流沟通,详细了解投诉或抱怨的内容,如问题产品名称规格,生产日期,生产批号,何时使用,问题表现状况,在使用此品牌前曾使用何种品牌等。

 

  3、分析这些问题信息,并向客户说明及解释工作,规定与客户沟通协商。

 

  4、将处理情况向领导汇报,服务人员提出自己的处理意见,申请领导批准后,要及时答复客户。

 

  5、客户确认处理方案后,签下处理协议。

 

  6、将协议反馈回企业有关部门进行实施,如需补偿产品的,通知仓管出货,如需送小礼物的,通知市场管理人员发出等。

 

  7、跟踪处理结果的落实,直到客户答复满意为止。

 

    三、如何处理客户抱怨与投诉的方法呢?售后配件管理软件—云售后认为需要售后人员做好以下4点:

  1、确认问题

 

  认真仔细,耐心地听申诉者说话,并边听边记录,在对方陈述过程中判断问题的起因,抓住关键因素。

 

  尽量了解投诉或抱怨问题发生的全过程,听不清楚的,要用委婉的语气进行详细询问,注意不要用攻击性言辞,如“请你再详细讲一次”或者“请等一下,我有些不清楚……” 把你所了解的问题向客户复述一次,让客户予以确认。

 

  了解完问题之后征求客户的意见,如他们认为如何处理才合适,你们有什么要求等。

 

  2、分析问题

 

  在自己没有把握情况下,现场不要下结论,要下判断,也不要轻下承诺。

 

  最好将问题与同行服务人员协商一下,或者向企业领导汇报一下,共同分析问题。

 

  问题的严重性,到何种程度?

 

  你掌握的问题达到何种程度?是否有必要再到其它地方作进一步了解?如听了代理商陈述后,是否应到具体用户,如修车店那儿了解一下。

 

  如果客户所提问题不合理,或无事实依据,如何让客户认识到此点?

 

  解决问题时,抱怨者除求得经济补偿外,还有什么要求?如有些代理商会提出促销,开分店帮助等要求。

 

  3、互相协商

 

  在与同行服务人员或者与公司领导协商之后,得到明确意见之后,由在现场的服务人员负责与客户交涉协商,进行协商之前,要考虑以下问题。

 

  公司与抱怨者之间,是否有长期的交易关系?

 

  当你努力把问题解决之后,客户有无今后再度购买的希望?

 

  争执的结果,可能会造成怎样的善意与非善意口传的影响?(即口碑)。

 

  客户的要求是什么?是不是无理要求或过分要求?

 

  公司方面有无过失?过失程度多大?

 

  作为公司意见的代理人,要决定给投诉或抱怨者提供某种补偿时,一定要考虑以上条件,如果属公司过失造成的,对受害者的补偿应更丰厚一些,如果是客户方面不合理;且日后不可再有业务来往,你大方明确地向对方说:“NO

 

  与客户协商时同样要注意言词表达,要表达清楚明确,尽可能听取客户的意见和观察反应,抓住要点,妥善解决。

 

  4、处理及落实处理方案

 

  协助有了结论后,接下来就要作适当的处置,将结论汇报公司领导并征得领导同意后,要明确直接地通知客户,并且在以后的工作中要跟踪落实结果,处理方案中有涉及公司内部其它部门的,要将相关信息传达到执行的部门中,如应允客户补偿油品的,要通知仓管及发货部门,如客户要求油品特殊包装的或附加其它识别标志的,应通知相应的生产部门,相关部门是否落实这些方案,售后服务便一定要进行监督和追踪,直到客户反映满意为止


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